Contabilità per il forfettario: come tenere traccia di entrate e uscite senza Excel

Se sei in regime forfettario, la buona notizia è che non hai obblighi di contabilità ordinaria: niente registri IVA, niente partita doppia, niente bilancio. La cattiva notizia è che "niente obblighi" non significa "niente numeri". Devi comunque sapere quanto stai incassando — perché la soglia degli 85.000 € di ricavi decide se puoi restare nel regime — e quanto stai spendendo, per capire se la tua attività ti lascia davvero qualcosa in tasca.

Il vero problema non è la teoria, è la pratica. Il foglio Excel aperto a gennaio con le migliori intenzioni si abbandona dopo due settimane: troppa fatica. Il metodo che funziona è un altro: registrare ogni entrata e ogni uscita nel momento esatto in cui succede, dal telefono, in dieci secondi.

In questa guida vediamo cosa devi monitorare davvero come forfettario e come farlo direttamente da WhatsApp, senza fogli di calcolo e senza gestionali complicati.

Il forfettario deve tenere la contabilità?

Nel senso classico, no. Il regime forfettario ti esonera dalla tenuta dei registri contabili e dagli adempimenti IVA tipici della contabilità ordinaria. È uno dei motivi per cui piace così tanto a freelance e piccoli professionisti.

Restano però tre cose che non puoi ignorare:

Conservare e numerare le fatture che emetti e i documenti delle spese.
Monitorare gli incassi. Il forfettario ragiona "per cassa": conta quello che incassi davvero, non quello che fatturi. Se superi la soglia degli 85.000 € di ricavi, dall'anno successivo esci dal regime — e per sforamenti più grandi le regole sono ancora più severe. Arrivarci "a sorpresa" a dicembre è il modo peggiore di scoprirlo.
Rispettare le scadenze di imposte e contributi, come i versamenti del 16 del mese, il saldo e acconto di fine giugno e l'acconto di fine novembre. Su questo trovi un approfondimento nella nostra guida alle scadenze fiscali per partite IVA — e in ogni caso verifica sempre le date con il tuo commercialista o sul sito dell'Agenzia delle Entrate.

E le spese? Nel forfettario non si deducono una a una: il reddito si calcola con un coefficiente di redditività. Ma questo non significa che le uscite non contino. Se non le monitori, non sai qual è il tuo margine reale, quanto ti costa l'attività e quanto puoi permetterti di investire. La contabilità del forfettario, in fondo, è questo: sapere sempre quanto entra e quanto esce.

Perché il foglio Excel si abbandona dopo due settimane?

Perché richiede un rituale. Devi sederti al computer, aprire il file, ricordarti la spesa di tre giorni fa, ritrovare lo scontrino ormai sbiadito nel portafoglio, scegliere la categoria giusta, salvare. Ogni passaggio è un piccolo attrito, e gli attriti si accumulano.

Il risultato lo conosci già: le prime settimane vanno benissimo, poi salti un giorno, poi una settimana, poi il file resta fermo a febbraio. La contabilità rimandata a "dopo" è contabilità che non si fa. E a fine anno ti ritrovi a ricostruire dodici mesi di movimenti dall'estratto conto, sperando di non dimenticare nulla.

Come tenere traccia di entrate e uscite (il metodo che funziona)

La regola è una sola: registra il movimento quando succede, con lo strumento che hai già in mano. Non un'app in più da aprire, non un file da compilare la sera. Un messaggio.

Planito è l'assistente personale italiano su WhatsApp per promemoria, liste, note e contabilità. In pratica funziona così:

Incassi una fattura? Scrivi "Entrata 1500€ fattura cliente Rossi" e l'entrata è registrata.
Paghi qualcosa? "Ho speso 50€ al supermercato" e la spesa finisce nella categoria giusta.
Hai un costo fisso? "Abbonamento Netflix 15€ al mese" e Planito lo registra come ricorrente, senza che tu debba riscriverlo ogni mese.
Hai uno scontrino o una bolletta? Mandi la foto (o il PDF) e Planito lo legge e lo archivia, così il documento non si perde.
Sei in macchina o hai le mani occupate? Mandi un vocale e il risultato è lo stesso.

Dieci secondi a movimento, zero rituali. E quando vuoi il quadro, lo chiedi come lo chiederesti a una persona: "Quanto ho speso questa settimana?" — la risposta arriva in chat.

Dove vedo report e categorie di spesa?

Ogni messaggio che mandi alimenta la tua contabilità vera e propria, che trovi nella dashboard web su planito.it (funziona anche come PWA sul telefono). Lì vedi entrate e uscite in ordine, le spese divise per categoria, l'andamento nel tempo e i documenti che hai fotografato, ognuno al suo posto.

È il colpo d'occhio che ti serve per le due domande chiave del forfettario: "a che punto sono rispetto alla soglia?" e "dove stanno finendo i miei soldi?". Trovi tutti i comandi disponibili nella guida ufficiale.

Planito sostituisce il commercialista?

No, e non ci prova. Planito non fa fatturazione elettronica, non invia F24 e non calcola le tue imposte: per tutto questo servono gli strumenti dedicati e, soprattutto, il tuo commercialista.

Quello che fa Planito è risolvere il pezzo che di solito manca: il registro quotidiano di entrate e uscite, sempre aggiornato perché compilarlo costa quanto mandare un messaggio. A fine anno (o a ogni scadenza) arrivi dal commercialista con i numeri in ordine, invece che con una busta di scontrini.

Quanto costa un'app per entrate e uscite da partita IVA?

La contabilità è inclusa in Planito Pro: €10,90 al mese, oppure €49 all'anno (che fanno €4,08 al mese). Oltre a entrate e uscite hai promemoria su WhatsApp (comode per le scadenze), liste, note, messaggi vocali, allegati foto e PDF e il collegamento con Google Calendar, Apple Calendar e Outlook. Trovi il dettaglio dei piani su planito.it/prezzi.

Puoi provare tutto gratis per 3 giorni, senza impegno: se non fa per te, disdici dalle Impostazioni e finisce lì.

Domande frequenti

Posso registrare una spesa fotografando lo scontrino?

Sì. Mandi la foto dello scontrino (o il PDF di una bolletta) su WhatsApp: Planito lo legge, registra la spesa e archivia il documento nella dashboard, così lo ritrovi quando ti serve.

Come tengo d'occhio la soglia degli 85.000 €?

Registrando gli incassi man mano che arrivano ("Entrata 1500€ fattura cliente X"), il totale è sempre aggiornato: lo chiedi in chat o lo controlli nella dashboard. Per le valutazioni fiscali sul tuo caso specifico, confrontati sempre con il tuo commercialista.

Planito fa la fatturazione elettronica?

No. Planito non è un software di fatturazione: registra entrate, uscite e documenti e ti dà il quadro della tua attività. Per emettere fatture elettroniche continuerai a usare il tuo strumento abituale.

Devo installare un'app?

No. Si usa direttamente da WhatsApp, che hai già. La dashboard su planito.it si apre dal browser e puoi aggiungerla alla schermata home come PWA.

Vuoi vedere se il metodo funziona anche per te? Prova Planito gratis per 3 giorni su planito.it: la prima spesa la registri tra dieci secondi.