Segretario virtuale su WhatsApp: Planito Professional

In breve: Planito Professional è un segretario virtuale che vive su WhatsApp. Gli mandi un vocale e lui fissa gli appuntamenti, aggiorna la scheda del cliente, prepara il preventivo in PDF col tuo logo e registra le spese. Non c'è un gestionale da imparare: è la chat che usi già tutto il giorno.

Chi lavora in proprio passa la giornata con il telefono in mano e la testa sul lavoro. Le cose da segnare arrivano in macchina, sul cantiere, fra un cliente e l'altro: un appuntamento da fissare, un preventivo da mandare, uno scontrino da non perdere. La sera tocca rimettere tutto in ordine, e spesso qualcosa resta indietro.

Planito Professional nasce per questo. È la versione di Planito pensata per il lavoro, e da ottobre è aperta a tutti.

Per chi è Planito Professional

È per chi ha una partita IVA e fa quasi tutto da solo: artigiani, tecnici, professionisti, chi ha un piccolo studio o una bottega. Non serve un ufficio e non serve un computer acceso.

Il pubblico è grande. Secondo l'Osservatorio sulle partite IVA del Ministero dell'Economia, nel 2025 in Italia sono state aperte 500.341 nuove partite IVA, e il 48,5% ha scelto il regime forfettario. Sono quasi tutte attività piccole, dove la stessa persona fa il lavoro, risponde ai clienti e tiene i conti.

Per loro un gestionale classico è spesso troppo: password, menu, campi da compilare. Planito Professional parte dal lato opposto. Tu parli come parleresti a una persona, lui capisce e mette le cose al loro posto. Poi, se vuoi, ritrovi tutto ordinato anche nella webapp.

Cosa fa, una funzione alla volta

Agenda: appuntamenti con un vocale

L'agenda si riempie con un vocale e si vede anche su Google o Apple Calendar.

Dici «domani alle 11:30 Carla Neri in studio» ed è in agenda. Se cambia qualcosa, basta una frase: «sposta Carla a giovedì alle 10». Planito si collega a Google Calendar e Apple Calendar, così gli appuntamenti li vedi anche lì, e prima di ognuno ti scrive su WhatsApp.

Con il piano Sole, ogni mattina alle 7 arriva un messaggio con la giornata: impegni, incassi attesi, preventivi fermi. Tutti i dettagli sono nella pagina dell'agenda di Planito Professional.

Clienti: una scheda per ognuno, aggiornata parlando

Ogni cliente ha la sua scheda: lavori, preventivi, pagamenti e note.

Basta un nome e un numero e la scheda c'è. Da lì in poi si riempie da sola: appuntamenti, preventivi, acconti, note, foto e documenti finiscono sul cliente giusto. Quando ti serve qualcosa lo chiedi.

I clienti che hai già li puoi portare con un file esportato da Excel o dal vecchio gestionale. Hai anche un link per le prenotazioni da mettere in bio, in firma o in un QR sul banco: il cliente propone giorno e ora, tu confermi con un «ok». Vedi come funziona la scheda clienti. E quando un pagamento tarda, qui trovi come scrivere un sollecito di pagamento senza rovinare il rapporto.

Preventivi: dettati a voce, firmati dal telefono

Dal vocale al preventivo firmato, senza aprire il computer.

Detti le voci e i prezzi, Planito fa i totali e calcola l'IVA. Il preventivo esce in PDF con il tuo logo e parte per email o con un link. Il cliente lo apre dal telefono e firma col dito, senza stampare né scansionare. Vedi quando l'ha aperto e ricevi l'avviso quando firma.

Una nota da sapere: la firma fatta così è una firma elettronica semplice. Per il Codice dell'amministrazione digitale (art. 20) il suo valore come prova lo valuta il giudice caso per caso. Per i lavori di tutti i giorni basta e avanza; per quelli grossi conviene comunque un contratto scritto.

Con il piano Alba hai 5 preventivi al mese, con Sole quanti ne vuoi. Trovi esempi e passaggi nella pagina dei preventivi.

Conti: spese, incassi e IVA da mettere da parte

Scontrini in foto, incassi a voce, il mese in un colpo d'occhio.

Fotografi lo scontrino e la spesa è registrata, con l'importo letto dalla foto. Gli incassi li dici: chi ha pagato, quanto e su quale conto. Banca, carta e contanti restano separati. Quando chiedi «quanto ho fatto questo mese?» hai incassi, spese e una stima dell'IVA da accantonare.

A fine trimestre il report per il commercialista esce in PDF, Excel o CSV. Se sei nel forfettario, qui trovi come tenere la contabilità in modo semplice e il calendario delle scadenze fiscali. La parte numeri è spiegata nella pagina dei conti.

Promemoria ai clienti: nessuno si dimentica l'appuntamento

Il giorno prima il cliente riceve data, ora e indirizzo su WhatsApp.

Il giorno prima dell'appuntamento Planito scrive al tuo cliente su WhatsApp, a nome della tua attività: giorno, ora e indirizzo. Parte dal numero WhatsApp Business di Planito con un testo approvato da WhatsApp, e il cliente può rispondere STOP quando vuole. Tu non devi scrivere niente.

È un modulo a parte, a pacchetti di invii al mese; con Sole i primi 10 al mese sono inclusi. Come funziona è spiegato nella pagina dei promemoria ai clienti. Se gli appuntamenti saltati sono un problema ricorrente, abbiamo raccolto cosa fare con i clienti che non si presentano, caparra compresa.

Alba e Sole: i due piani

Planito Professional ha due piani. Le funzioni di base sono in entrambi, cambia quanto spazio hai e cosa fa lui al posto tuo.

I prezzi aggiornati sono sulla pagina prezzi e su quella di Planito Professional, dove puoi anche provarlo gratis.

Come si inizia

1. Apri la pagina di Planito Professional e attiva la prova.
2. Salva il numero di Planito e scrivigli su WhatsApp.
3. Mandagli la prima cosa vera che hai in testa: un appuntamento, un cliente, una spesa.

Non c'è niente da installare. Se usi già Planito per le cose di casa, il funzionamento è lo stesso che conosci dall'assistente personale su WhatsApp: cambia quello che sa fare per il lavoro.

Domande frequenti

Planito Professional sostituisce il commercialista?

No. Gli prepara il lavoro: spese e incassi sono già registrati e a fine trimestre il report esce in PDF, Excel o CSV. Planito non fa la fatturazione elettronica e non invia nulla all'Agenzia delle Entrate.

Devo installare un'app?

No. Il segretario sta su WhatsApp, che hai già. Per vedere agenda, clienti e preventivi in grande c'è la webapp, che si apre dal browser.

Il cliente deve installare qualcosa per firmare il preventivo?

No. Riceve un link, lo apre dal telefono o dal computer, scrive nome e cognome e firma col dito. Data, ora e firma restano sul documento.

Dove finiscono i dati dei miei clienti?

Su server in Europa. I dati non vengono venduti a nessuno e puoi esportarli o cancellarli quando vuoi.