Sollecito di pagamento: come scriverlo e quando

In breve: un sollecito di pagamento funziona meglio se arriva presto e sale di tono a gradini: un messaggio cortese pochi giorni dopo la scadenza, un secondo sollecito scritto dopo un paio di settimane, poi la messa in mora con PEC o raccomandata. Se il cliente è un'impresa o un professionista, gli interessi di mora (10,40% annuo nel secondo semestre 2026) e un risarcimento fisso di 40 euro ti spettano per legge, anche senza chiederli.

La maggior parte dei ritardi non è malafede. Il cliente si è dimenticato, la fattura è finita nella posta sbagliata, aspettava che pagasse qualcun altro. Per questo il primo sollecito deve essere leggero. Il problema è che molti artigiani e professionisti si fermano lì: un messaggio, poi l'imbarazzo di riscrivere, e i mesi passano.

Qui trovi una scaletta da seguire, i testi da copiare e i numeri che la legge ti riconosce.

Prima di sollecitare: cosa controllare

Prima di scrivere, verifica tre cose. Ti evitano la figuraccia di sollecitare un pagamento già arrivato.

1. Il pagamento è davvero scaduto? Guarda la data concordata nel preventivo o in fattura. Se non c'era una data, vedi sotto quanto tempo ha il cliente per legge.
2. Non è arrivato davvero? Controlla il conto, i contanti segnati e i bonifici in arrivo. Un bonifico ordinario può impiegare un giorno lavorativo.
3. Il cliente ha tutto quello che gli serve? Fattura giusta, IBAN corretto, eventuale codice ordine. Se manca qualcosa, il ritardo può essere anche colpa tua.

Quanto tempo ha il cliente per pagare?

Dipende da chi è il cliente.

Se è un'impresa o un professionista valgono le regole sui ritardi nelle transazioni commerciali del D.Lgs. 231/2002. Se non avete fissato una data, il cliente ha 30 giorni dal ricevimento della fattura (o dalla fine del lavoro, se la fattura arriva prima). Fra imprese si può concordare un termine più lungo, ma di regola non oltre i 60 giorni, e solo se è scritto chiaramente.

Da quel giorno in poi gli interessi di mora corrono da soli, senza bisogno di mettere in mora il cliente. In più ti spetta un importo fisso di 40 euro per i costi di recupero, sempre senza doverlo chiedere prima.

Se è un privato (il signor Rossi che ti ha chiamato per rifare il bagno) quella legge non si applica. Vale la data che avete concordato, e sul ritardo maturano gli interessi legali, fissati all'1,60% annuo per il 2026 dal decreto del Ministero dell'Economia di dicembre 2025. Con un privato conviene sempre mettere per iscritto la richiesta di pagamento, con una data precisa.

Quanto valgono gli interessi di mora

Il tasso cambia ogni sei mesi. Per il periodo dal 1° luglio al 31 dicembre 2026 il tasso di riferimento comunicato dal Ministero dell'Economia (Gazzetta Ufficiale n. 163 del 16 luglio 2026) è il 2,40%, a cui la legge aggiunge 8 punti: totale 10,40% annuo. Nel primo semestre 2026 era il 10,15%.

Il calcolo è semplice: importo × tasso × giorni di ritardo ÷ 365. Ecco qualche esempio già fatto, con il tasso del secondo semestre 2026.

Con un cliente impresa, ai numeri della tabella si aggiungono i 40 euro di risarcimento. Come vedi, su piccole cifre gli interessi pesano poco: il loro vero valore è far capire al cliente che conosci le regole. Se il ritardo attraversa il cambio di semestre, la parte dopo il 1° gennaio si calcola con il tasso nuovo.

La scaletta dei solleciti

Questa è la sequenza che ti consigliamo. Non è un obbligo di legge: è un modo per salire di tono senza bruciare il rapporto con il cliente.

Primo sollecito: il messaggio gentile

Va bene su WhatsApp, soprattutto con i clienti privati con cui ti scrivi già lì. Breve, senza accuse, con tutto quello che serve per pagare subito.

Buongiorno signor Rossi, le scrivo per il lavoro al bagno di via Mazzini. Mi risulta ancora aperto il saldo di 1.200 € del preventivo del 3 ottobre, scaduto il 25. Se le è sfuggito, l'IBAN è IT00 X000 0000 0000 0000 0000 000. Se invece ha già pagato, mi mandi pure la ricevuta così controllo. Grazie, Marco

Secondo sollecito: per iscritto, con una data

Se il primo messaggio cade nel vuoto, passa all'email. Qui fissi una nuova scadenza e ricordi, senza minacciare, che sul ritardo maturano gli interessi.

Oggetto: Sollecito di pagamento fattura n. 48 del 25/10/2026

Gentile signor Rossi, nonostante il mio messaggio del 30 ottobre la fattura n. 48 di 1.200 € risulta ancora da saldare. Le chiedo di provvedere entro il 20 novembre con bonifico sull'IBAN indicato in fattura. Le ricordo che dalla scadenza maturano gli interessi previsti dalla legge. Resto disponibile se ci fosse un problema da chiarire. Cordiali saluti, Marco Bianchi

Terzo sollecito: la messa in mora

È l'ultima lettera prima di passare a un legale, e va mandata con un mezzo che provi la consegna: PEC se il cliente ce l'ha (le imprese sì), altrimenti raccomandata con ricevuta di ritorno. Deve contenere:

• i tuoi dati e quelli del cliente;
• il riferimento al lavoro e alla fattura, con importo e scadenza originale;
• la richiesta del capitale più gli interessi maturati (e i 40 euro, se il cliente è un'impresa);
• un termine finale, di solito 15 giorni dal ricevimento;
• la frase che, in mancanza di pagamento, ti rivolgerai a un legale per il recupero, con spese a suo carico.

Da qui in poi, se il cliente non paga, la scelta giusta (decreto ingiuntivo, accordo a rate, lasciar perdere una cifra piccola) la fai con un avvocato o con la tua associazione di categoria.

Come tenere d'occhio i pagamenti con Planito Professional

La parte difficile del sollecito non è scriverlo: è ricordarsi di farlo il giorno giusto, con l'importo giusto. Con Planito Professional ogni cliente ha la sua scheda con preventivi, acconti e saldi, e chiedi in chat chi ti deve ancora dei soldi. Poi ti fai ricordare il sollecito per la data che hai deciso.

Il messaggio al cliente lo mandi tu, dal tuo numero o dalla tua email: Planito ti dice a chi e quanto, e ti ricorda quando. Le pagine Clienti e Conti mostrano come funzionano schede e incassi. Se vuoi tenere in ordine anche il resto dei numeri, leggi la guida alla contabilità del forfettario senza complicazioni e il calendario delle scadenze fiscali della partita IVA.

Come evitare i ritardi la prossima volta

Il miglior sollecito è quello che non serve. Tre abitudini aiutano molto:

1. Scrivi la data di pagamento nel preventivo. «Saldo a fine lavori» è vago, «saldo entro 15 giorni dalla fine dei lavori» no.
2. Chiedi un acconto sui lavori più lunghi o con molto materiale. Se il cliente si tira indietro all'acconto, lo avrebbe fatto anche al saldo.
3. Fai firmare il preventivo. Un preventivo accettato per iscritto, con importo e condizioni, è la prima prova che hai se un giorno il credito va recuperato. Con Planito il cliente lo firma dal telefono, vedi Preventivi.

Domande frequenti

Posso sollecitare un pagamento su WhatsApp?

Sì, per il primo sollecito va benissimo ed è spesso il più efficace, perché il cliente lo legge subito. Per la messa in mora, invece, serve un mezzo che provi l'invio e la ricezione, come PEC o raccomandata A/R.

Dopo quanto tempo posso chiedere gli interessi di mora?

Con un cliente impresa o professionista gli interessi decorrono dal giorno dopo la scadenza del pagamento, senza bisogno di metterlo in mora. Se la data non era fissata, la scadenza è 30 giorni dal ricevimento della fattura. Con un privato maturano gli interessi legali, e conviene comunque chiederli per iscritto.

I 40 euro di risarcimento valgono per ogni fattura?

Il D.Lgs. 231/2002 li prevede per ogni ritardo nelle transazioni commerciali, quindi solo con clienti impresa o professionisti, mai con i privati. La giurisprudenza, anche europea, li riconosce per ogni singola fattura pagata in ritardo e non una volta sola per cliente; se hai molte fatture aperte con lo stesso cliente, chiedi a un legale come conteggiarli.

Cosa succede se il cliente non risponde nemmeno alla messa in mora?

A quel punto le strade sono il decreto ingiuntivo, che si chiede al giudice, di solito tramite un avvocato, oppure un accordo a rate. Per cifre piccole valuta con un professionista se il recupero vale le spese.